Alles zur WEG-Verwaltung

Es gibt viele Aufgaben in einer WEG, die ordnungsgemäß und pflichtbewusst erledigt werden müssen. Der WEG-Verwalter muss sich nicht selbst um die Erledigung der Aufgaben kümmern, sondern kann dafür Dritte beauftragen.

Als WEG wird eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) bezeichnet, bei der sich mehrere Eigentümer die Wohnungen in einer Immobilie teilen. Sobald ein Gebäude mehr als einen Eigentümer hat, entsteht eine WEG (ab mindestens zwei Eigentümer). Das heißt, gibt es zum Beispiel ein Gebäude mit 6 Wohnungen mit demselben Eigentümer und verkauft dieser jetzt eine Wohnung, wird daraus eine WEG. Damit die WEG formell entsteht, muss eine Teilungserklärung beim Notar unterzeichnet werden. Bei jedem weiterem Eigentümer wird ein neuer Eintrag ins Grundbuch vorgenommen.

Bei der WEG-Verwaltung geht es darum das gemeinschaftliche Eigentum ordnungsgemäß zu verwalten. Bei vielen Eigentümern muss entschieden werden, wie das Gemeinschaftseigentum genutzt und gepflegt wird, ohne dass es zu Streit kommt. Hierfür gibt es Hausverwaltungen, die sich auf WEG fokussieren.

Die Aufgaben des WEG-Verwalters wurden in § 27 Abs. 1 WEG festgelegt. Damit hat der Verwalter die Aufgabe, das Gemeinschaftseigentum so zu verwalten, dass der Wert erhalten bleibt oder sogar steigt. Dazu muss er bestimmte Aufgaben im kaufmännischen, technischen, organisatorischen und rechtlichen Bereich erfüllen.

Nachfolgend einige Aufgaben als Beispiel, die ein WEG-Verwalter für die Wohnungseigentümergemeinschaft übernimmt. Dabei sollte beachtet werden, dass der Verwalter nicht alle Aufgaben selbst erledigen muss. Der Verwalter stellt in der Pflicht sicherzustellen, dass diese Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden. Hierfür kann die Hausverwaltung externe Dritte wie einen Hausmeister oder andere Experten beauftragen.

Kaufmännische Aufgaben

• Erstellung und Prüfung der Hausgeldabrechnungen
  

  • inklusive Prüfung der monatlichen Hausgeldzahlungen und Mahnwesen bei Zahlungsverzug

• Erstellung und Prüfung der Wirtschaftspläne

• Erstellung und Prüfung der Heizkostenabrechnungen

• Buchhaltung auf Sachkonten in einer geeigneten Software

• Verwaltung der Bankkonten und des Geldverkehrs
  

  • Prüfung der Geldein- und ausgänge

  • Lastschriftabbuchungen und SEPA-Lastschriftmandate

  • Liquidationsplanung mit Prüfung der Wirtschaftlichkeit

  • Anforderung von Sonderumlagen, wenn benötigt

• Abrechnungen mit Kontrolle und Belegprüfung

• Unterstützung bei Verkäufen von Wohnungen, Stellplätzen etc. der Eigentümer

• Personalthemen wie die Gehaltszahlungen für Hausmeister oder Beiräte, wenn benötigt

‍Technische Aufgaben

• Erfassung der Verbrauchswerte von Heizung, Wasser und Strom

• Überwachung der Objekte durch Begehungen mit Protokoll

• Verwaltung der Aufträge und Schäden mit Beauftragung der Handwerker
  

  • Meldung von Schadensfällen an den Versicherer und Prüfung der Abrechnung und Erstattung

• Planung und Überwachung von Instandhaltungsarbeiten

• Planung und Überwachung von Verkehrssicherungspflichten für unter anderem TÜV-Kontrollen, Brandschutz, Aufzüge, Heizanlagen oder Rolltore

• Bestellung von Schlüsseln

• Entwicklung von Nutzungskonzepten

Organisatorische Aufgaben

• Schriftverkehr mit Eigentümern und Mietern inklusive Rundschreiben oder Aushänge

• Planung und Durchführung der Eigentümerversammlungen inklusive Tagesordnung und Protokoll

• Führung der Beschlusssammlung

• Prüfung der Einhaltung der Hausordnung

‍Rechtliche Aufgaben

• Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft
  

  • inklusive Vertretung vor Gericht (mit oder ohne Anwalt)

  • Verhandlung mit Ämtern, zum Beispiel für Baugenehmigungen

• Prüfung von Gesetzesänderungen inklusive Anwendung auf die WEG
  

  • Beachtung alle Verordnungen und rechtlicher Rahmenbedingungen (darunter AGB, WEG, BGB, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung)

• Durchführung von Klagen bei Zahlungsverzug von Mietern oder Eigentümern

• Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherung, Wartung)

Von den Aufgaben hat der Verwalter einige als Pflicht zu erfüllen:

• Der Verwalter muss nach Gesetz mindestens einmal pro Jahr pro WEG eine Eigentümerversammlung planen, durchführen und leiten.

• Der Verwalter muss die Beschlusssammlung führen.

• Der Verwalter muss die Beschlüsse der Versammlungen und aus dem Umlaufverfahren umsetzen und bei Nichteinhaltung aus welchem Gründen auch immer die Eigentümer informieren.

• Der Verwalter muss jährlich die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan erstellen und den Eigentümern bereitstellen.

• Der Verwalter muss die Buchhaltung führen. Dies beinhaltet die pflichtgemäße Bezahlung von Rechnungen sowie die Prüfung der Geldein- und ausgänge.

Neben den Aufgaben und Pflichten hat der WEG-Verwalter Rechte:

• Leitung in der Eigentümerversammlung

• Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft, auch vor Gericht

• Recht zur Anfechtungsklage – Der Verwalter kann gegen die Gemeinschaft klagen, wenn dieser durch einen Beschluss beeinträchtigt wird, z. B. die Abberufung des Verwalters.

Eine Option für die Eigentümer ist es, die WEG selbst zu verwalten. Einen WEG-Verwalter zu bestellen ist keine Pflicht. Deswegen kann ein Miteigentümer zum Verwalter bestellt werden. In der Regel funktionieren selbstverwaltete WEGs nur gut, wenn diese wenig Wohneinheiten haben und sich die Eigentümer untereinander sehr gut verstehen.

Bei großen Objekten mit vielen Wohnungen oder häufigen Unstimmigkeiten macht es Sinn einen externen neutralen Verwalter zu bestimmen, um Streitigkeiten und hohen Aufwand zu vermeiden.

Vorteile

• Keine Verwaltungskosten für Hausverwaltung

• Eine selbstverwaltete WEG ist besser als ein schlechter oder unseriöser WEG-Verwalter

• Verstehen sich die Eigentümer gut und haben wenig Wohnung, ist der Aufwand sehr gering

• Eigentümer wohnen unter Umständen in der Einheit und können die anfallenden Probleme direkt und leichter angehen sowie Baumaßnahmen vor Ort begleiten.

Nachteile

• Miteigentümer verfügt nicht über genügend Kompetenz, um sich um alle Verwaltungsaufgaben ordnungsgemäß zu kümmern.

• WEG-Verwalter hat ein Netzwerk aus Dienstleistern und Handwerkern.

• Potentielle Gefahr für zerstrittene Eigentümergemeinschaft. Sobald nur ein Eigentümer gegen die Selbstverwaltung ist, muss ein professioneller Verwalter bestellt werden.

• Der verwaltende Miteigentümer hat ein Haftungsrisiko, welches er absichern muss. Haftungsfragen sind häufig ein Thema bei Streitigkeiten.

Wenn der Verwalter die Aufgaben nicht ordnungsgemäß erledigt, sollte als Erstes das Gespräch mit dem Verwalter gesucht werden. Es kann sein, dass es ein Missverständnis gab oder die Aufgabe bereits erledigt ist, aber der Eigentümer darüber keine Information erhalten hat. Ist dies nicht der Fall und es liegen andere Gründe vor, kann die Eigentümergemeinschaft folgendermaßen vorgehen:

• Eine oder mehrere Abmahnungen an den Verwalter versenden. Damit lässt sich später vor Gericht das Fehlverhalten leichter nachweisen und begründen.

• Gibt es keine Besserung, kann der Verwalter über einen Mehrheitsbeschluss abberufen und gekündigt werden. Die Abberufung muss im Einzelfall geprüft werden, ob diese gerechtfertigt ist, denn der Verwalter hat sein Recht zur Anfechtungsklage, falls die Abberufung willkürlich ist.

• Unabhängig von der Abberufung läuft der Verwaltervertrag weiter und hat ein eigenes Kündigungsdatum. Damit müssen die Eigentümer weiterhin den Zahlungen des Verwalters nachkommen, selbst wenn dieser abberufen wurde. Der Verwaltervertrag und die daraus resultierende Zahlungsverpflichtung endet spätestens 6 Monate nach der Abberufung. Längere Kündigungsfristen sind laut Gesetz nichtig.

• In der Zeit der Abberufung muss die WEG sich selbst verwalten oder schnellstmöglich einen neuen externen Verwalter finden.

• Neben der ordentlichen Kündigung kann eine außerordentliche und fristlose Kündigung ausgesprochen werden. Allerdings wird hier immer ein wichtiger Grund benötigt. Dafür reichen nicht kleine Fehler in den Abrechnungen oder ein fehlerhaftes ETV Protokoll. Wichtige Gründe sind zum Beispiel:

  • Straftaten gegen die Eigentümergemeinschaft (Veruntreuung des Vermögens oder Bedrohung der Eigentümer)

  • Erteilung von Aufträgen für nicht notwendige Maßnahmen (z. B. Verschönerung der Außenanlage ohne Beschluss)

  • Insolvenz und Zahlungsunfähigkeit der Verwaltung

  • Nichtausführung von Beschlüssen und Aufgaben, allerdings nur, wenn vorher mit Fristsetzung erfolglos abgemahnt wurde. Gibt es keine Nachbesserung, kann bei einem Wiederholungsfall nach der Abmahnung fristlos gekündigt werden.

  • Vorteilsannahme für die Vergabe von Aufträgen an präferierte Handwerker (der Verwalter gibt an verbundene Handwerker bevorzugt die Aufträge, um daraus Profit zu schlagen, selbst wenn diese teurer als andere sind)