DMS bei easimo

Dokumente zentral verwaltet. Mit easimo.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Rückgrat von easimo: Alle Unterlagen werden zentral gespeichert, aber direkt dem passenden Objekt, Vorgang, Eigentümer zugeordnet – und tauchen so genau dort auf, wo sie im Prozess gebraucht werden, statt erst im DMS gesucht zu werden. Kein externes Tool nötig, wie bei anderen Lösungen.

Illustration vom freundlichen Aareon-Roboter KIAAN

Intelligente Dokumentenverwaltung

Bereitstellung und automatische Versendung von Dokumenten

Dokumente bereitstellen

Übersichtliche Bereitstellung aller Dokumente nach Kategorien und Tags. Geben Sie die Dateien individuell für die Eigentümer und Mieter frei. Plus Archivierung von z. B. Schadensfällen, Eigentümerversammlungen und Verträgen, die Sie auch noch nach 10 Jahren wiederfinden, sortieren und filtern können.

Intelligente Verknüpfung

Jedes Dokument lässt sich direkt mit dem passenden Objekt, der Einheit, dem Mieter oder Eigentümer verknüpfen. So sind Unterlagen nicht nur schneller wieder auffindbar, sondern auf einen Blick erkennbar, wozu sie gehören – ganz ohne doppelte Ablage oder manuelles Sortieren.

Intelligente Versendung

Sparen Sie Kosten für Porto und den Druck von Briefen, in dem Sie alles digital versenden oder bereitstellen. Dokumente können automatisch an selektierte Mieter, Eigentümer und Dienstleister per E-Mail oder E-Post gesendet werden.

Automatische Texterkennung

Sparen Sie Zeit durch die OCR Texterkennung mit easimos Scan & Cut. Dokumente wie Nebenkosten-, Hausgeld- oder Heizkostenabrechnungen werden automatisch den Eigentümern zugeordnet und können direkt versendet werden!

Alle Funktionen der Dokumentenverwaltung im Überblick

Automatische Versendung
Archivierung
Freigaben nach Zugriffsrechten
Jederzeit und von überall Zugriff
Bereitstellung im Portal
Suchen anhand von Kategorien
Zuordnungen zu u.a. Kategorien
DSGVO-konform

Frau hält Stapel Papierdokumente als Ausgangspunkt für digitales Dokumentenmanagement in der Immobilienverwaltung.

Wie sieht easimo aus?

Unsere Software im Überblick

KIAAN KI-Chat liest IBAN und Bankdaten automatisch aus einem Kontoauszug-PDF

KIAAN liest Bankdaten direkt aus dem Kontoauszug

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Mit automatischer Texterkennung liest der KI-Agent KIAAN IBAN, BIC und Kontoinhaber direkt aus einem hochgeladenen Kontoauszug-PDF und schlägt die passende Aktualisierung der Objekt-Stammdaten vor. Erkennt easimo dabei ungültige oder unplausible Daten, wird die Übernahme zur Sicherheit blockiert und transparent begründet.

KIAAN überträgt Daten aus der Teilungserklärung automatisch in die Objekt-Stammdaten

Teilungserklärung automatisiert digitalisieren

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Bei neu übernommenen Objekten liest KIAAN vorhandene Dokumente, wie Teilungserklärung, aus und überträgt Grundstücksdaten, Beurkundung, Wohnflächen etc. aller Einheiten in die Stammdaten des Objekts in easimo. Der manuelle Erfassungsaufwand sinkt damit deutlich – auch bei Objekten mit vielen Einheiten.

easimo Dateiverwaltung mit kategorisierten Dokumenten und Sichtbarkeitssteuerung für Eigentümer und Mieter

Dokumente automatisch nach Kategorien sortiert ablegen

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Ob Versicherungsangebot oder Handwerkerrechnung: easimo ordnet hochgeladene Dokumente automatisch der passenden Kategorie zu und macht sie mit Dateigröße und Datum übersichtlich auffindbar. Über die Sichtbarkeitsspalten legen Verwalter je Dokument fest, ob Eigentümer oder Mieter Zugriff erhalten.

Häufig gestellte Fragen rund um das Thema Enterprise Resource Planning in easimo

Finde ich Dokumente auch nach Jahren wieder?

Ja. Kategorien, Tags und gespeicherte Filter bringen Sie schnell ans Ziel und jedes Dokument hängt am passenden Objekt, an der Einheit und an der Person.

Was ist Scan & Cut?

Ihr Stapelscan, sortiert: easimo trennt oder verbindet mehrseitige Dokumente und schlägt per Texterkennung vor, zu welcher Einheit bzw. Mieter oder Eigentümer sie gehören. Sie bestätigen und versenden automatisiert – fertig.

Was bringt mir die digitale Dokumentenverwaltung konkret?

Weniger Personal- und Portokosten, weil Dokumente digital zugestellt und abgelegt werden und dank intelligenter Verarbeitung finden Sie auch historische Unterlagen schnell wieder. Ganz nebenbei schonen Sie damit die Umwelt und sparen sich wertvolle Zeit, die früher für die Suche selten aufgerufener Dokumente und Ordner verwendet wurde.

Wie hängen E-Mails und Dokumente zusammen?

Eine im Posteingang zugeordnete E-Mail landet automatisch auch im DMS beim passenden Objekt oder Vorgang – Kommunikation und Dokumente liegen an einer Stelle, ohne doppelte Ablage. Unser DMS ist das Rückgrat von easimo.